Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Rilto-Anwendung ist:
Emre Gökce, Stresemannstraße 2, 63486 Bruchköbel, Deutschland
E-Mail: hallo@rilto.de · Telefon: +49 176 30504126

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei der derzeitigen Größe des Betriebs nicht zu benennen (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG); wir prüfen das mit wachsender Zahl der Studios erneut. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an die genannte Adresse.

2. Zwei Rollen: Wofür Rilto selbst verantwortlich ist — und wofür das Studio

Rilto als Verantwortlicher. Für den Besuch dieser Website, für Anfragen und die Vertragsbeziehung mit Kosmetikstudios (Konto, Abrechnung, Support) und für die Zugangsdaten der Studio-Mitarbeiterinnen ist Rilto Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Rilto als Auftragsverarbeiter. Die Daten der Kundinnen und Kunden eines Studios — Terminbuchungen, Stammdaten, Notizen, Anamnesebögen, Behandlungsfotos — verarbeitet Rilto ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Studios (Art. 28 DSGVO). Verantwortlich für diese Daten ist das Studio. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist. Wer als Kundin eines Studios Auskunft, Berichtigung oder Löschung wünscht, wendet sich an das Studio; Rilto unterstützt das Studio bei der Erfüllung.

3. Besuch der Website rilto.de

Server-Protokolle

Beim Aufruf werden technisch notwendig IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem in Protokolldateien verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb, Fehleranalyse). Die Protokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

Schutz vor Missbrauch

Um Buchungs-, Anmelde- und Formularfunktionen vor automatisiertem Missbrauch zu schützen, zählen wir Aufrufe je Absender (IP-Adresse oder Kennung wie eine E-Mail-Adresse, nur als Prüfsumme gespeichert) über kurze Zeitfenster von höchstens einer Stunde. Wer die Grenze überschreitet, wird für die Dauer des Zeitfensters abgewiesen. Nach Ablauf des Zeitfensters werden die Zähler nicht mehr berücksichtigt und spätestens nach zwei Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies

Die Website rilto.de setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste. In der Studio-Anwendung (app.rilto.de) werden ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies für die Anmeldung gesetzt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die öffentlichen Buchungsseiten der Studios und der Anamnesebogen setzen keine Cookies.

Schriftarten

Schriftarten werden beim Build der Website heruntergeladen und von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google aufgebaut.

Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wer uns schreibt oder anruft, dessen Angaben verarbeiten wir zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Studio-Konto, Anfragen und Vertragsabwicklung

Startformular und Interessenten

Wer auf rilto.de ein Studio anmeldet, gibt Studioname, Anschrift, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählten Abrechnungszeitraum und freiwillig eine USt-IdNr. an. Wir speichern diese Angaben zusammen mit dem Wortlaut der Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung und dem Zeitpunkt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertraglich). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Angaben 90 Tage, nachdem wir den Kontakt als beendet vermerkt haben (Absage oder kein Interesse). Dasselbe gilt für Interessenten, die wir auf anderem Weg (etwa telefonisch) erfasst haben.

Kontakt per WhatsApp

Auf rilto.de bieten wir einen Link an, der ein Gespräch mit uns in WhatsApp öffnet. Ob du WhatsApp nutzt, entscheidest du; der Link überträgt nichts, bevor du ihn antippst. WhatsApp ist ein Dienst der WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland (Meta). Für die Übermittlung deiner Nachricht gelten die Datenschutzhinweise von WhatsApp; Metadaten können dabei in Drittländer übermittelt werden. Wir verwenden deinen Namen, deine Nummer und den Inhalt der Nachricht, um deine Frage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertraglich). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Kontakt wie bei anderen Interessenten 90 Tage, nachdem wir ihn als beendet vermerkt haben; das gilt auch für den Chat auf unserem Telefon. Bitte schicke uns über WhatsApp keine Daten deiner Kundinnen und keine Gesundheitsdaten.

Studio-Konto

Für die Nutzung von Rilto legen wir ein Konto für das Studio an. Verarbeitet werden Studioname, Anschrift, Ansprechperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Abrechnungsdaten (Abo-Status, Testphase, Zahlungsstand). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Vertragsende werden die Daten des Studios nach einer Frist von 30 Tagen gelöscht (Abschnitt 7); die Angaben zur Ansprechperson bleiben danach noch 90 Tage in unserer Kontaktverwaltung und werden dann gelöscht. Rechnungsbelege liegen beim Zahlungsdienstleister und werden nach § 147 AO und § 257 HGB aufbewahrt.

Mitarbeiterinnen-Zugänge

Das Studio legt für jede Mitarbeiterin einen eigenen Zugang an (Name, Kürzel, E-Mail-Adresse, Rechtestufe, Arbeitszeiten, Abwesenheiten). Einladungs-, Passwort- und Sicherheitsmails an diese Adressen versenden wir über unseren E-Mail-Dienstleister (Abschnitt 5). Anmeldungen werden mit Zeitpunkt protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; gegenüber der Mitarbeiterin ist das Studio Verantwortlicher (§ 26 BDSG), Rilto verarbeitet in seinem Auftrag.

Zahlungsabwicklung

Das Studio-Abo wird über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, abgerechnet. Stripe erhält die für die Zahlung erforderlichen Daten (Studioname, Anschrift, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, USt-IdNr., Zahlungsmittel, Betrag) und verarbeitet sie für die Zahlungsabwicklung und die Betrugsprävention als eigener Verantwortlicher. Rilto speichert keine vollständigen Zahlungsmitteldaten. Kundinnen der Studios bezahlen nichts über Rilto; im Buchungsablauf findet keine Zahlung statt. Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

5. Verarbeitung im Auftrag der Studios

Online-Buchung

Bucht eine Kundin über die Buchungsseite eines Studios, werden Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gewählte Behandlung und Termin an das Studio übermittelt und in dessen Kalender eingetragen. Es wird kein Konto angelegt. Die Bestätigung enthält einen persönlichen Link, über den die Kundin den Termin verschieben oder absagen kann.

Anamnesebögen und Behandlungsfotos (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO)

Anamnesebögen und Behandlungsfotos enthalten Gesundheitsdaten. Sie werden nur mit ausdrücklicher Einwilligung der Kundin erhoben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die im Bogen selbst abgefragt und mit Zeitstempel und dem Wortlaut des Einwilligungstextes gespeichert wird. Diese Daten werden technisch getrennt von den übrigen Kundendaten gespeichert; jeder Zugriff wird protokolliert. Ohne gültige Einwilligung ist kein Lesezugriff möglich. Ein Widerruf der Einwilligung gegenüber dem Studio sperrt den Zugriff auf den Bogen mit sofortiger Wirkung; Behandlungsfotos werden beim Widerruf gelöscht.

Benachrichtigungen (Bestätigung, Erinnerung, Absage)

Im Auftrag des Studios versendet Rilto Terminbestätigungen, Erinnerungen und Absagebestätigungen. Dafür setzen wir folgende Dienstleister ein, die als Unterauftragsverarbeiter vertraglich gebunden sind:

• E-Mail: Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Der Versand läuft über Server in Irland; Kontodaten und Zustellprotokolle speichert Resend in den USA und löscht sie nach 30 Tagen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und der Zertifizierung von Resend unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework. Übermittelt werden Empfängeradresse, Vorname, Studioname, Bezeichnung der Behandlung, Termin und der persönliche Terminlink. Anamnesen und Fotos werden nie per E-Mail versendet.
• SMS: seven communications GmbH & Co. KG, Willestraße 4–6, 24103 Kiel, Deutschland. Übermittelt werden Mobilfunknummer und Nachrichtentext (Vorname, Studioname, Behandlung, Termin).

Bewertungsanfragen

Hat die Kundin bei der Buchung ausdrücklich zugestimmt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG), bittet das Studio sie nach einem erledigten Termin einmal per SMS oder E-Mail um eine Bewertung. Die Zustimmung ist nicht voreingestellt, wird mit Wortlaut und Zeitpunkt gespeichert und kann jederzeit widerrufen werden — im Studio oder über den Link in jeder Anfrage. Ohne Zustimmung geht keine Anfrage hinaus.

Kalender-Abonnement

Mitarbeiterinnen können ihren Rilto-Kalender als Abonnement in ein Kalenderprogramm ihrer Wahl (etwa Apple Kalender oder Google Kalender) einbinden. Der Abonnement-Link enthält je Termin Vor- und Nachname der Kundin, die Behandlung, Beginn und Ende sowie den Studionamen — keine Telefonnummern, keine E-Mail-Adressen, keine Notizen, keine Gesundheitsdaten. Ob und in welches Programm der Kalender eingebunden wird, entscheidet das Studio; die Übermittlung an den jeweiligen Kalenderanbieter erfolgt durch das Studio, nicht durch Rilto.

6. Hosting, Sicherung und Speicherort

Rilto wird auf Servern gehostet, die von Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern, bereitgestellt werden. Die Rechenzentren befinden sich in Frankreich, innerhalb der Europäischen Union. Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher betreiben wir selbst auf diesen Servern (Supabase, selbst gehostet); es findet keine Übermittlung an Supabase Inc. statt. Alle Verbindungen sind TLS-verschlüsselt. Gesundheitsdaten liegen in einem eigenen Datenbankschema, getrennt von den übrigen Kundendaten, und in einem privaten Dateispeicher, der nur über kurzlebige, signierte Links zugänglich ist; jeder Zugriff darauf wird protokolliert. Der Zugang zu den Servern ist auf schlüsselbasierte Administratorzugänge beschränkt.

Sicherungen werden jede Nacht erstellt, mit einem Schlüssel verschlüsselt, der nur bei uns liegt, und zusätzlich außerhalb der Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, abgelegt. Hetzner kann die Sicherungen nicht lesen. Sicherungen werden 30 Tage aufbewahrt.

7. Speicherdauer und Löschung

Kundendaten eines Studios werden gespeichert, solange das Studio sie benötigt; das Studio kann einzelne Kundinnen jederzeit löschen. Die Stammdaten werden dabei unwiderruflich anonymisiert, Umsatzeinträge bleiben ohne Personenbezug erhalten; Gesundheitsdaten (Anamnesebögen, Behandlungsfotos) werden vollständig entfernt, nicht nur anonymisiert. Bei Kündigung des Studio-Kontos werden sämtliche Kundendaten des Studios nach einer Frist von 30 Tagen vollständig gelöscht; das Studio kann sie zuvor exportieren.

Für Protokolle gelten feste Fristen, nach denen sie automatisch gelöscht werden:

• Versandprotokoll der Benachrichtigungen (Empfänger, Zeitpunkt, Zustellstatus): 6 Monate;
• Zugriffsprotokoll auf Gesundheitsdaten (wer wann welchen Bogen oder welches Foto geöffnet hat): 24 Monate;
• Änderungsprotokoll der Kundendaten: bis zum Vertragsende des Studios, Inhalte gelöschter Kundinnen werden darin geschwärzt;
• Zahlungsereignisse des Zahlungsdienstleisters: 12 Monate;
• Server- und Container-Protokolle: 30 Tage.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt;
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Für Rilto zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.

Für Daten, die ein Studio in Rilto verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage an das Studio. Für Daten, für die Rilto selbst verantwortlich ist, an hallo@rilto.de.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.